3行でいうと

  • 文面の案づくり、調子の調整、長さの調整は、AIに頼みやすい仕事です。ChatGPTの「canvas」やGoogleドキュメントのGeminiには、短くする、丁寧にする、といった直し方の機能があります。
  • 宛名、年号、相手の事情は、AIには分からない、または間違えやすいところです。OpenAIは、AIの答えは下書きとして扱い、日付などは確かめるよう書いています。
  • 住所録は、AIに貼らないのが基本です。文面だけを頼み、宛名は自分で扱います。

この記事は公式の文書を読んでまとめたもので、実際に使って確かめた記録ではありません。例文と、「見立てです。」で始まる段落は僕らの考えです。なお、年賀はがきの発売日、料金、受付開始日、元日に届く投函期限は、日本郵便の公式ページを読もうとしましたが読めず、確認できていません。この記事には書いていません。

先に結論

公式の資料を読んで言えることは、次の4つです。

  1. 文面の案は、AIに頼みやすい。 OpenAIのヘルプは、調子を形容詞で伝え、最初の答えを見て頼み方を直す進め方を勧めています。
  2. 直し方の機能がある。 ChatGPTのcanvasには文章を短く、または長くする機能が、Googleドキュメントのヘルプには「短くする」「よりフォーマルに」などの操作が書かれています。
  3. 確かめるのは人の役目。 OpenAIは、自信ありげでも間違うことがあるとし、答えを最終の情報源ではなく下書きとして扱うよう書いています。
  4. 住所録や名簿は入れない。 個人情報保護委員会は、入力した個人情報が機械学習に使われるおそれを書いています。

たとえ話：文案係と、検品係

僕らのたとえです。年賀状づくりに、2人の係がいると考えます。

文案係は速く、検品係は遅いけれど正確です。AIの答えを検品なしで出すのは、文案係の原稿を、そのまま印刷に回すことと同じです。

何をAIに頼み、何を自分でするか

作業 AIに頼みやすい 自分でする
文面の案 相手別の案、書き出し、結びの言葉 案から選ぶ、自分の言葉を足す
調子と長さ 「もっとやわらかく」「3行に」 相手との距離に合っているかの判断
宛名・住所 （頼まない） 名前の漢字、敬称、肩書、住所
事実（近況） 渡した事実を文章にする 事実が合っているか、作り足されていないか
年や年号 （任せない） カレンダーなどで確かめる
相手の事情 （AIは知らない） 喪中かどうか、触れないほうがよい話題

相手別に頼む

OpenAIのヘルプは、調子を形容詞で伝える方法を紹介し、例として、フォーマル、くだけた、親しみやすい、プロらしい（professional）、ユーモラス、真面目、を挙げています。年賀状に当てはめた、僕らの例です。

相手 渡す材料の例 調子の例
友人 去年の思い出を1つ、会おうという誘い 親しみやすい、ユーモラス
親戚 家族の近況を2つ、体を気づかう一言 親しみやすい、丁寧
取引先・上司 昨年のお礼、今年もよろしくの一言 フォーマル、簡潔
恩師 近況、教わったことへの感謝 丁寧、誠実

例文です。

取引先の担当者に送る年賀状の文面を、3案ください。フォーマルで、簡潔な調子で、本文は60字以内。昨年のお礼と、今年もよろしくお願いする気持ちを入れてください。私が書いていない出来事や数字は、足さないでください。

見立てです。上の例では、「取引先」「60字以内」が、AIに背景を伝える役目をしています。

直したいとき：各社の「言い直し」の機能

文案が出たあと、自分で全部書き直さなくても、言い直しを頼めます。読んだ範囲を表にします。

サービス 書かれている機能 使える条件（読んだ時点）
ChatGPT（canvas） 編集の提案、長さの調整（最短から最長まで）、読みやすさの調整、最終の仕上げ（文法・明確さ・一貫性）。「Show changes」で変更点を差分で見られる Web、Windows、macOSで使える。スマートフォンは「近日対応予定」と書かれている。Proシリーズのモデルでは使えない
Googleドキュメント（Gemini） 言い換え、短縮、詳述、箇条書き化、要約。「Refine」の中の「More」から、よりフォーマル、よりカジュアル。提案は、個別に承認も、まとめて承認・却下もできる 対象のGoogle WorkspaceまたはGoogle AIプランが必要

どちらのページも、更新日は具体的な日付では読めませんでした（canvasのページは「2日前に更新」という相対表記、Googleのページは日付なし）。Googleのヘルプには、提案された変更を確認するよう案内があります。

最後の検品：5つの確認

見立てです。公式の文書を、年賀状に当てはめた確認の順番です。

  1. 宛名。 名前の漢字、敬称、肩書は、自分で見て確かめます。AIが宛名まで作る必要はありません。
  2. 年や年号。 OpenAIは、AIには知識の期限があり、誤った日付を答えることがあると書いています。「新年」「令和◯年」「来年の干支」などの数字や言葉は、カレンダーなどで確かめます。
  3. 事実。 近況や出来事は、渡したとおりに書かれているか。OpenAIは、存在しない事実や出典を作ることがあるとも書いています。
  4. 相手の事情。 喪中ではないか、病気や転職など、触れないほうがよい話題はないか。これはAIには分かりません。
  5. 言葉づかい。 文化審議会の「敬語の指針」（2007年2月2日）は、敬語を相手や場面への気持ちに照らして選ぶこと、過不足を避けることを求めています。丁寧すぎず、足りなくもないか、声に出して読んでみます。
敬語の指針と、OpenAIの「下書き」の考え方

敬語の指針は、敬語を尊敬語、謙譲語Ⅰ、謙譲語Ⅱ（丁重語）、丁寧語、美化語の5つに分けています。「この相手には必ずこの敬語」という固定的な使い方は適切でないとし、相手を大切にする気持ちから、自分で言葉を選ぶとしています。今回は、第3章（具体的な使い方）の本文は読めていません。

OpenAIの「Does ChatGPT tell the truth?」のページは、誤った定義、日付、事実や、存在しない出典の例を挙げています。そして、答えは最終の情報源ではなく下書きとして扱い、大事な情報は確認するよう書いています。

個人情報：住所録は貼らない

年賀状づくりで、いちばん気をつけたいのは、住所録です。

見立てです。文面を頼むだけなら、宛名や住所は要りません。「取引先の担当者」「友人」のように、関係だけを伝えれば足ります。名前や住所は、印刷ソフトや表計算で、自分で扱うのが安全だと思います。

誤解されやすい点

「AIは、今年の年号や干支を知っている」 読んだ資料は、そう保証していません。OpenAIは、知識に期限があること、日付を誤ることがあることを書いています。

「宛名まで頼めば、いちばんラク」 宛名を頼むには、名前と住所を入力することになります。上の個人情報の注意が、そのまま当てはまります。

今日からできること、やってはいけないこと

今日からできること

やってはいけないこと

気をつけること

出典

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